DobryCoach.pl

Jeśli masz dużo do zrobienia, ogranicz sobie czas. Nie tylko wywiążesz się ze zobowiązań wobec siebie lub wobec innych, ale też zrobisz to szybciej. Jeśli masz dużo do zrobienia i odpowiednio to zaplanujesz, twoja skuteczność będzie bardzo wysoka a satysfakcja z siebie da poczucie spełnienia i dodatkowej energii. Prawda jest taka, że jeśli nie zaplanujesz na wykonanie jakiejś czynności konkretnej ilości czasu, to zawsze zajmie Ci ona więcej niż jest to niezbędne. Jeśli powiesz sobie że przecież mam na to cały dzień, to tak właśnie będzie, będziesz to robił przez cały dzień. Można skutecznie zmaksymalizować swoją skuteczność. Jak to zrobić? Jak to zwykle bywa rozwiązania najprostsze są najlepsze. Pytanie tylko na ile my tak naprawdę chcemy z nich skorzystać wcielając je konsekwentnie w życie. Większość z nas ma wyuczony nawyk prokrastynacji, czyli odkładania wszystkiego na później, na tak późno jak to tylko możliwe. Najczęściej kończy się to stresem wynikającym z pośpiechu i braku w związku z tym możliwości zrobienia czego naprawdę dobrze.
Niestety jest to tak silnie zakorzeniony w nas nawyk, że ten chwilowy dyskomfort i nawet obiecanie sobie, że więcej "nie będę czekał na ostania chwilę", okazuje się nie skuteczny. Znamy to ze studiów, kiedy do sesji uczyliśmy się tak naprawdę na kilka dni przed egzaminem. W życiu dorosłym również nam się to zdarza (kiedy składasz zeznanie podatkowe, w styczniu czy w kwietniu?;)
Jednym z najlepszych sposobów na realizację obowiązków i efektywne wykorzystanie czasu, jest ich dobre rozplanowanie. Planowanie dotyczące nie tylko podziału na: ważne/pilne i mniej ważne/mniej pilne ale też, na ilość czasu który zamierzamy poświęcić na daną czynność. Ogromnie ważne i ogromną moc ma także zapisanie naszego planu dnia w kalendarzu - obowiązek jaki mamy i czas potrzebny na jego realizację.
Wypunktowanie obowiązków i z biegiem dnia - odhaczanie tego co już wykonaliśmy daje pozytywny bodziec do naszego mózgu - eliminacje zadań, które były do wykonania. My zaś mamy poczucie sprawczości własnego działania i realizacji planu. Członkowie mojego zespołu wyrobili sobie nawyk tak dokładnego planowania, że niemal każda godzina czasu pracy ma swój tytuł, np: 8.30-10.00 to czas kontaktów z klientami. Niektórzy planują np. że w ciągu jednej godziny zadzwonią do 15 potencjalnych klientów i dla części z nich przygotują ofertę, jeszcze tego samego dnia. Bo biznes lubi prędkość. Radze też moim współpracownikom, aby rozmawiając z potencjalnym klientem zobowiązali się do kiedy dokładnie (co do dnia i godziny) prześlą ofertę. Takie działanie ma dwie zalet. Po pierwsze składając takie zobowiązanie klientowi i zawsze je realizując, okazujemy swoją rzetelność i dotrzymywanie słowa. Po drugie deklarując termin sami narzucamy sobie granice terminu jego wykonania.
Jeśli tak jak ja, prowadzisz więcej niż jedną firmę, dobrze jest zaplanować że jeden cały dzień lub jego część poświęcasz na działania w jednej z nich a pozostałą część dnia lub cały inny dzień poświęcasz na aktywności drugiej z nich. Takie dokładne planowanie uchroni Cię przed zjadaczami czasu, jak ciągłe sprawdzanie poczty e-mail, lub najnowszych wieści na fb. oglądanie zdjęć czy filmików. To potrafi zabrać sporą część dnia, a raczej nie przybliży Cię do realizacji Twojego celu.
Bardzo skutecznym narzędziem dzięki któremu możesz sprawdzić swoją efektywność, jest na kwadrans przed końcem dnia spisać w punktach to co udało Ci się zrobić. Przyjrzyj się teraz czy podoba Ci się Twoja lista? Gdyby udało Ci się zachować bezstronność zastanów się i zapisz ile czasu powinno Ci było zając to co zrobiłeś i jeśli rzeczywistość odbiega od twojego spostrzeżenia, zastanów się co było tego przyczyną.
Może zdarzyć nam się obniżony nastrój i co za tym idzie chęć działania również będzie mniejsza. To normalne, zrozumiałe, każdy ma czasem słabsze dni. Zwolnij wówczas, daj sobie czas, zajmij się obowiązkami nie wymagającymi aż takiego skupienia, ale nie odpuszczaj w ogóle, szukając wymówek i udowadniając sobie, że w ogóle nie jesteś w stanie pracować. Pokaż sam sobie, że to Ty panujesz nad swoimi słabościami, a nie odwrotnie.
Skuteczność, efektywność to ważne wartości w naszym życiu. czas jest jednak najważniejszy. To jedyne nasze aktywo, którego nie dostaniemy więcej.
Nie odrobimy go i nie nadgonimy. Dlatego nie wolno go nam marnować na sprawy, które nie są dla nas ważne.
Tego Wam życzę.

Kamila Karczewska