Zarządzanie dokumentacją w domu

2016-01-20 08:45:56

Josef Lukoschek
Wybrałem taki temat, w ostatnich latach rozprzestrzenił się udział dopływu informacji ze wsząd .Dotyczy on nie tylko tradycyjnych form jak listy urzędowe, rachunki, umowy ,dotyczy także przekazu informacji drogą meilową poprzez internet, drogą telekomunikacyjną poprzez komórki powszechnego użytku.

W gospodarstwie domowym a jest ich miliony, jest to także istotna sprawa, by móc prowadzić wymianę informacji , dokumentowanie pism, mieć baczność na bieżące sprawy i także potrafić szybko i bez straty czasu i zdenerwowania , odszukać dany dokument, skserować, potrafić się obronić przed niewłaściwymi rachunkami , bądź mieć podkładkę na piśmie do adwokata..

Dlatego prowadzenie właściwe dokumentacji w domu jest tym co pozwala spokojniej nam funkcjonować, zyskami jest to że sprawnie i bezboleśnie potrafimy ,,od ręki,,załatwiać nasze sprawy na dalej, jesteśmy obeznani z aktualną sytuacją, potrafimy także się bronić i skutecznie atakować w sprawach spornych ..

Prowadzenie zarządzania dokumentacją w domu podzieliłbym na dwa podczłony:

-prowadzenie rzeczywiste tego co wszystko na papierze
-prowadzenie wirtualne i tego co wszystko w internecie

Przy dokumentowaniu spraw na papierze, zakładamy teczki i je napełniamy korespodencją wg.stopni ważności np.:rachunki domowe w tym umowy na prąd, gaz, raty do spłacania, gwarancje na artykuły elektryczne, umowy o ubezpieczenia, ważne decyzje sądowe, papiery własności itd...

W drugiej kolejności także wg.stopnia priorytetu wszystko co związane ze służbą zdrowia, wyniki badań, terminy do lekarza, terminy na rehabilitację, wypisy ze szpitala, klinik i sanatoriów...

W trzeciej mniej istotną dokumentację , ale też ważną np.:wszystko co związane z prowadzeniem pisania podań o pracę, świadectwa szkolne, zertyfikaty kursów , ukończonych seminariów , też warsztatów np.,coachingu..

Stopnie prowadzenia skrzynek i ich usystematyzowanie zależy od naszej osobistej sytuacji, Jak wiadomo przy prowadzeniu działania przedsiębiorczego mamy dodatkowe segregatory , gdzie wkładamy rozliczenia za każdy rok i to w zależności wg. przepisów podatkowych i urzędu finansowego , wydziału handlu i usług..

Na wszystko co potrzebne w sferze prowadzenia dokumentacji na piśmie, wybieramy stosowne miejsce , szafę, szuflady, regały i także ,,kąt,,gdzie wiemy że wszystko tam ,,leży,,, może być mały pokój, miejsce w niszy korytarza, kiedyś ku temu służyły tzw.sekretarzyki..Miejsce to powinno być w miarę suche , przewiewne, w cieniu..z łatwym dostępem dla użytkownika, z lampą , nawet jeśli możliwe to zorganizowanie sobie ,,biura,,Czyli stanowiska ,,dowodzenia,,...no ja to tak nazywam..

Drugi człon wobec prowadzenia korespodencji w komputerze, także prowadzimy w podobny sposób , tworzymy foldery z nazwami i w nich maganyzujemy to co ważne , także wg.stopnia priorytetu i możliwie na bieżąco, co w wypadku nagłej potrzeby ,,otwarcia,,dokumentu , nie jest czynnością szukania i przewracania całego dysku i pamięci komputera..

Z praktycznych dodam:

-kserowanie , kopiowanie, a więc potrzebna sprawna drukarka, wystarczy nawet czarnobiała.
-skaner , aby dokumentację można było przerzucać na komputer
-pamieć zewnętrzna np.wkładka USB,dyski CD, DVD
-foldery miesięczne, z tego można przerzucać na inne tematyczne
-podział komputera na programy robocze i część zbioru informacji

Pamiętamy o sprawnym zabezpieczeniu antywirusowym...

Korzystać z możliwości korespodencji meilowej, ta ma swoje plusy bowiem , nie kosztują znaczki i mamy potwierdzenia w bazie wysyłania w skrzynce odbiorczej. Czyli pozostaje ,,ślad,,tego co wysłaliśmy, nie że potem ,,list nie doszedł,,

Przy prowadzeniu korespodencji zwłaszcza w sprawach spornych , odwoławczych i reklamacyjnych , należy prowadzić kalendarzyk , tak by zachowywać terminy do odwoływania.

Naturalnie instytucje np.sądownictwa mają przepisy , że tylko listy na piśmie i pocztą, w tym wypadku nie żałować , tylko wysłka poleconym i nawet z potwierdzeniem odbioru...,,strzeżonego Pan Bóg strzeże,,....

A tak na marginesie wciąż mi się przypomina maxyma starszej Pani co mieszkała po sąsiedzku:

,,Kijem tego , co nie pilnuje swego....

Tak więc owe pilnowanie własnych spraw w domu, w przedziale dokumentacji z papierami jest wciąż aktualne i oczywiste..

Pozdrawiam
Popularność: 63    Powrót

Komentarze

Odpowiedź
Tytul
Imię/Nick
Wpisz kod z obrazka
Captcha

Załóż konto za darmo

Coach Klient
lub zaloguj
facebook
Co możemy zmienić na DobryCoach.pl?
aby lepiej odpowiadał Twoim potrzebom