DobryCoach.pl

Jak skuteczniej zarządzać zdalnymi pracownikami?

Regionalizacja sprzedaży i tworzenie wirtualnych zespołów stają się coraz bardziej powszechne we współczesnym świecie. W ten sposób firmy mogą korzystać z najlepszych dostępnych pracowników i znacznie obniżać koszty operacyjne. Zapewne znasz kogoś kto pracuje w centrali w Warszawie, a jego współpracownicy rozlokowani są w innych miastach Polski czy nawet w innym kraju. Coraz częściej zdarza się także, że firmy decydują się całkowicie na telepracę i wysyłają pracowników na tzw. „home office”. Jak sprostać wyzwaniom zarządzania pracownikami znajdującymi się w różnych lokalizacjach? Jakie kroki należy podjąć, aby budować odpowiednie procedury, sposoby komunikowania się, zaufanie i integralność zespołu?


W ostatnim miejscu pracy miałem przyjemność zarządzania zespołem rozlokowanym w różnych miastach w Polsce. Nasz dział logistyki i procesowania zamówień znajdował się zaś w Irlandii, magazyny centralne w Holandii, dział wsparcia klientów w Rumunii, dział controllingu w Niemczech. Dodatkowo, jak w każdej korporacji, oprócz lokalnego przełożonego, raportowałem włoskiemu szefowi, zaś osobą odpowiedzialną za rozwój biznesu był Francuz mieszkający na co dzień na Węgrzech. Było to niezłe wyzwanie z obszaru zarządzania ludźmi różnych narodowości, odmiennych kultur i sposobów myślenia, etc.

Wg mnie jednym z największych nieporozumień dotyczących zarządzania zdalnymi pracownikami jest przekonanie, że wymaga ono zupełnie innego pakietu cech i umiejętności lidera. Wiele osób ma tendencję do traktowania zdalnych pracowników w zupełnie inny sposób aniżeli osoby znajdujące się lokalnie w biurze. Pamiętaj jednak, że są to takie same osoby, z podobnymi umiejętnościami lub potrzebami, należące do tej samej organizacji, mające te same cele, tyle że pracujące w innych lokalizacjach. Najważniejsze o co powinieneś zadbać to zapewnienie takim pracownikom, aby czuli się częścią zespołu.

Jasne oczekiwania
Jako lider, sprecyzuj w sposób jasny i przejrzysty swoje oczekiwania wobec pracowników, ustal zasady komunikacji ze sobą oraz poinformuj o obszarach ich odpowiedzialności. Wypracuj z góry sposób rozliczania efektów ich pracy na bazie miesięcznej, kwartalnej i rocznej. Bardzo ważna jest w tym miejscu konsekwencja, systematyczność i regularność działania.

Zasady komunikacji
Kluczem do zarządzania relacjami ze zdalnymi pracownikami jest ustawienie odpowiedniego systemu komunikacji. W tym celu na początku poinformuj ludzi czy preferujesz rozmowy telefoniczne, chat czy e-maile oraz jak szybko oczekujesz odpowiedzi. Ustal także częstotliwość spotkań zespołu i zachęć wszystkich do tego, aby czuli się odpowiedzialni za kształt agendy spotkania. W miarę możliwości postaraj się, aby żadne miasto, państwo lub region nie był faworyzowany. Zachęcaj do korzystania z komunikatorów internetowych, blogów i innych narzędzi do zdalnej współpracy online. Twój zespół musi zrozumieć, że ma niejako obowiązek do pozostawania w stałym kontakcie.

Komunikacja wewnątrz zespołu
Jednym z największych powodów, dlaczego wirtualne zespoły mają negatywną opinię jest fakt, że członkowie zespołu nie spędzają ze sobą wystarczająco dużo czasu. Nie jedzą wspólnych posiłków, nie rozmawiają tak często ze sobą, zwyczajnie zapominają o istnieniu pozostałych członków zespołu. Żyją trochę we własnym świecie i często nie komunikują się z innymi pracownikami. Dlatego Twoją rolą jest ciągłe zachęcanie innych do częstych interakcji między sobą. Przepływ wiedzy jest bardzo istotny dla zwiększenia efektywności działania zespołu. Stwórz wspólną przestrzeń dla spontanicznych i nieplanowanych wymian informacji. Niech to będą wideokonferencje poprzez Skype, WebEx czy inne narzędzia komunikacyjne. Technologia łącząca obraz i dźwięk wpływa dużo lepiej na efektywność pracy.

Przewidywalność spotkań
Nie uważam, że istnieją jakieś złote zasady jak często trzeba odwiedzać osobiście czy spotykać się ze swoimi pracownikami. Ważne, aby robić to regularnie, może odrobinę częściej na początku kariery nowego pracownika. Przewidywalność spotkań jest ważniejsza niż ich określona częstotliwość. Ważne jest też, aby spotykać się z podwładnym jeden na jednego, twarzą w twarz, gdyż daje to ludziom poczucie zauważenia i dostrzeżenia ich pracy. Dopytuj też pracowników jak to jest pracować z daleka, jakie pojawiają się z tym problemy, na co masz wpływ, aby to zmienić.

Poznaj lepiej współpracowników
Budowanie zaufania i zażyłości ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi wymaga poznania ich także na gruncie osobistym. Z pracownikami zdalnymi może wymagać to od Ciebie nieco większego wysiłku. Sugeruję jednak kilka pierwszych minut każdej rozmowy po prostu zacząć od rzeczy, które zwykle nie mają związku z pracą. Takie działanie tworzy trwalsze więzi społeczne, uaktywnia empatię, zaufanie i koleżeństwo. Spójrz też na ich środowisko w domu. Upewnij się, czy pracownicy mają oni spokojne miejsce do pracy? Czy są ciągle rozproszeni przez dzieci w domu? Ma to niebagatelny wpływ na produktywność zdalnej pracy.

Wdrożenie systemów
Bez odpowiednich procedur, każda firma może upaść. W zespole wirtualnym, każda osoba może żyć w swoim własnym świecie. Pracownicy mogą rozwijać swoje własne procesy, które nie będą zazębiać się innymi będącymi w organizacji. Na przykład programiści mają tendencję do pracy w swój specyficzny sposób. Budowa aplikacji, testowanie, dokumentacja może u każdego z nich wyglądać nieco odmiennie. Dlatego najlepiej jest już na początku znormalizować sposób pracy.

Wspólne obszary dyskowe
Używaj dysków wspólnych dla wszystkich członków zespołu. Czy jest to Wasz dysk firmowy, czy Google Drive czy Dropbox, dostęp do dokumentów powinien być łatwy niezależnie od lokalizacji i miejsca pracy. Istnieje także wiele innych narzędzi do zarządzania projektami mających możliwości udostępniania plików, więc wykorzystuj je. Są one często bardziej efektywne niż przesyłanie plików droga mailową. Pomagają lepiej organizować dokumenty czy pliki współdzielone, dzięki czemu łatwiej je znaleźć i edytować dla wszystkich członków zespołu.

Śledzenie czasu pracy
W środowisku biurowym widać, kto przychodzi każdego dnia i o której. W środowisku całkowicie wirtualnym zrozumienie tego, co dzieje się z pracownikiem, jak długo pracuje i czym się zajmuje może być nieco utrudnione. Istnieje część ludzi, którzy są wystarczająco zmotywowani do pracy i nie potrzeba żadnego dodatkowego śledzenia. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że znaczna większość potrzebuje pewnego poziomu dyscypliny podczas pracy w domu. Istnieje wiele narzędzi, które to Ci ułatwią. Dzięki nim możesz sprawdzać odwiedzane strony internetowe, używane aplikacje, czas spędzany na pracy i długość przerw.

Teamwork
Fizyczna odległość może czasami stworzyć podziały na "my kontra oni". Ważne jest więc zachowanie koncentracji na tym, co Ty i Twoi podwładni mają wspólnego, czyli Waszych celach. Pamiętaj też, że zdalni członkowie zespołu często czują się nieco niewidoczni i niedostrzegani. Bywa też, że uważają, że ich działania i wysiłki nie są do końca zauważane. Dostrzegaj więc ich starania, regularnie przekazuj swój feedback, chwal ich też publicznie.

Reasumując, traktuj Wszystkich swoich pracowników w podobny sposób niezależnie od miejsca wykonywania pracy. To, że nie spotykasz kogoś w biurze każdego dnia, nie powoduje, że jest on inny, lepszy czy gorszy. Bądź dla nich takim samym liderem jakim jesteś na co dzień dla innych członków zespołu.

Nie ma odwrotu od pracy zdalnej. Umożliwia ona pracodawcy ograniczenie kosztów m.in. powierzchni biurowej, mediów, a także wynajmu miejsc parkingowych. Korzyścią dla pracownika są z kolei m.in. niższe koszty i oszczędność czasu związana z dojazdami do pracy, łatwiejsze pogodzenie obowiązków służbowych ze sprawami osobistymi i rodzinnymi.

Jeśli chcesz popracować nad swoimi umiejętnościami w tym zakresie, zapraszam do kontaktu już dzisiaj, albowiem the change you wish starts now.