Nie bój się chwalić zespołu! Sztuka dawania feedbacku (część I)

2017-01-11 00:08:59

Darek Koseski
Doświadczenia pokazują, że jednym z najlepszych sposobów, aby pomóc pracownikowi w jego rozwoju jest udzielanie regularnych informacji zwrotnych na temat jego pracy, osiąganych wyników, postępów, jego roli w zespole. Rozmowa taka ma na celu zmotywować do dalszej wzmożonej pracy i korygować ewentualne błędy. W większości z nas udzielanie feedbacku budzi jednak mnóstwo negatywnych emocji, a przede wszystkim naraża na stres. Wynika to z naszego nieprzygotowania, zbyt emocjonalnego podejścia do rozmowy, nadmiernej empatii lub braku jasno sprecyzowanych celów. Jeszcze gorsze, że z jakichś przyczyn boimy się chwalić innych czy to w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Ty też tak masz?

Biorąc pod uwagę zachowanie licznych menedżerów, a także doświadczenia własne zauważam, że feedback jest często błędnie stosowany, a jego głównym celem jest próba rozliczania się z przeszłością, doszukiwania się błędów oraz ogólnikowego traktowania efektów pracy podwładnego. Nawet doświadczeni dyrektorzy nie koncentrują się w swojej pracy na wyciąganiu wniosków oraz tym, w jaki sposób będą realizowane kolejne wyznaczone zadania. A przecież poprzez pozytywne zmotywowanie pracownika łatwiej jest wykrzesać z niego energię niż poprzez presję, strach, upomnienia i kary.

Bardzo często mamy także do czynienia z dyrektorami – poganiaczami, którzy mają problem z chwaleniem pracowników, lubującymi się w uwypuklaniu błędów podwładnych, ich słabości i niedociągnięć. Nie tak dawno sam miałem do czynienia z czymś takim. Postawa - nie jesteś niezastąpiony, na Twoje miejsce czeka dziesięciu innych chętnych do pracy, nadmierna charakterystyczna gestykulacja, raczej zniechęcała mnie do większego zaangażowania w pracę i sprzyjała zajmowania minimalistycznej postawie wobec obowiązków. Po co ludzie mają się starać, skoro nie wiedzą, czy jutro będą tam nadal pracowali? Oceny roczne, powiedzenie dobrego słowa w sposób otwarty, nie wymuszony, przychodzi wielu osobom z wielkim trudem. Czy to jest forma leczenia kompleksów czy zwykły przykład braku empatii? To niestety duża słabość nas Polaków jako narodu, co bezpośrednio przekłada się na kadrę wyższego szczebla.

Pamiętaj, aby podkreślać mocne strony pracownika. Pozwalając mu poczuć większą satysfakcję ze swojej pracy, doceniając go odpowiednio uzyskasz jego większą motywację i zaangażowanie do kolejnych wyzwań. Każdy z nas przecież lubi być chwalonym, czy to przez partnera w życiu prywatnym, czy przez przełożonego, tak więc nie hamuj się, nie ograniczaj swojego popędu do chwalenia… to naprawdę nic nie boli, a może pomóc.

Niektóre źródła pokazują, że poziom zaangażowania pracowników, którzy otrzymują uznanie jest prawie 3 razy wyższy niż poziom zaangażowania tych, którzy tego nie dostają i w efekcie tego zdecydowanie rzadziej zmieniają pracę. Pamiętaj, że duża rotacja pracowników to symptom słabości firmy, wskazujący na niewłaściwe i nieudolne zarządzanie ludźmi, co zagraża pozycji Twojej firmy na rynku. Mała rotacja pracowników to dla wielu stabilny zespół, zaś firma uznawana jest za wiarygodną i cenioną przez klientów. Co Ty na to?

Udzielanie pozytywnego i regularnego feedbacku może mieć jeszcze jedną ważną cechę dla Ciebie, jako lidera. Otóż, dobrzy pracownicy, odnoszący sukcesy, będący ważnymi osobami w firmie chętnie pochwalą się swoimi osiągnięciami i przekażą dalej swoim znajomym pozytywne informacje o atmosferze panującej w firmie i przyciągną kolejnych dobrych kandydatów. Twoja firma zyska dobrych pracowników, a Ty sam nie poświęcisz czasu i pieniędzy na poszukiwanie nowych ludzi do swojej firmy.

Zacznij więc swoje działania już dzisiaj i nie szukaj tym razem żadnych wymówek i uników. Zastanów się, który z członków Twojego zespołu zasługuje na pochwałę.

Albo nie, może zrób całą listę pracowników, pochwal ich lub po prostu zadzwoń do nich. Zwróć uwagę na ich mocne strony wpływające na osiągane wyniki i przekładające się w końcowym rezultacie na kondycję firmy, w której pracują. Znajdź optymalną formę, która jest odpowiednia dla nich, nie dla Ciebie. Niektórzy wolą pochwałę twarzą w twarz, inni preferują pochwały publiczne. Niezależnie od tego, czy jest to email z wyrazami uznania czy dyplom wręczony podczas spotkania podsumowującego, chwalenie zawsze świetnie motywuje to do pracy. Dopasuj tylko swój styl do chwalonego, nigdy odwrotnie. To bardzo ważne!

Chwaląc pracownika korzystaj z takich słów, jak: dziękuję, doceniam, dostrzegam, zauważyłem, widzę, etc. Uśmiechaj się, bądź wyluzowany, wyrażaj uznanie poprzez skinienie głową, uścisk dłoni, poklepanie po ramieniu. etc.

Pamiętaj, że nagrodą może być wiele przywilejów – dodatkowe formy kształcenia: kursy, studia podyplomowe, zagraniczne szkolenia, zgoda na inne godziny pracy, praca z domu, karnet na siłownię czy na basen, voucher na weekendowy wyjazd dla rodziny, nowy samochód służbowy, telefon komórkowy oraz wiele innych form. Nagrodą może być także wzrost odpowiedzialności, zakresu kompetencji, udział w ważnych decyzjach działu.

Najbardziej skuteczne są nagrody dedykowane konkretnemu pracownikowi tak, więc poznaj jego prywatne zainteresowania. Jeśli jest to osoba kochająca piłkę nożną, wówczas wspaniałą nagrodą może okazać się bilet na ważny mecz. Trafiona zindywidualizowana nagroda, nawet drobna, jest niezwykle ceniona i ma istotną wartość mobilizującą.

Wbrew pozorom gratyfikacji pozafinansowych możemy wypracować całkiem dużo, bo oprócz budżetu istotna jest niezwykle Twoja kreatywność.

Pamiętaj przy tym o pewnych zasadach, które według mnie decydują o skuteczności dawania pochwał:
1. Nagroda powinna być zawsze adekwatna do potrzeb pracownika, tego, co jest dla niej ważne i co sprawi mu przyjemność? Postaraj się więc poznać jego priorytety, system wartości, wszystkie treści, które pozwolą Ci wspierać pracownika, motywować go i pomagać w tym, aby mógł w pracy efektywnie wykorzystać swój potencjał i mocne strony.
2. Sporządzaj notatki o swoich pracownikach, dotyczących nie tylko ich sytuacji rodzinnej, ale także pasji, zainteresowań, wartości, ważnych wydarzeń, etc.
3. Ważny jest moment wręczenia nagrody i wszelkich form gratyfikacji, a więc tuż po konkretnym zdarzeniu, wkrótce po wykonaniu konkretnego zadania. Nie kumuluj pozytywnych sytuacji, unikaj chwalenia za całokształt, nie wręczaj Super Orłów, Super Wiktorów, Super Czempionów, co bywa często stosowane. Jeśli ktoś wykonał coś trudnego i włożył w to masę energii, wówczas zauważ to, doceń i podziękuj. W innym przypadku pojawi się niepotrzebne napięcie i frustracja.
4. Zacznij od codziennego docenienia starań pracownika. Niech to będzie prosty gest, miłe słowo, słynny uścisk prezesa, ale zawsze podszyty dobrymi intencjami, szczere, niewymuszone, nie wykonane w pośpiechu gdzieś na korytarzu pomiędzy spotkaniami.
5. Nagradzaj konkretnego pracownika. Jeśli chwalisz wszystkich, mówisz do nikogo. Chwal więc swojego podwładnego za wykonanie zadania, konkretną czynność, zmianę zachowania, za jego kreatywność czy inicjatywę.
6. Nagradzaj zawsze osobiście, nigdy przez inne osoby, maile, sms-y, listy pochwalne czy inne dyplomy. Nagroda ma szczególną wartość, gdy przełożony osobiście wręczy ją zainteresowanemu.
7. Postaraj się o odpowiednie słowa. Unikaj zwrotów typu: nieźle, muszę, jestem zmuszony, udało się, etc. Zastąp je na bardzo dobrze, znakomicie, doskonale, byłem pewien, że poradzisz sobie z tym, z przyjemnością, etc.

Jeśli chcesz nauczyć się dawać feedback i nagrodę we właściwej formie zacznij lepiej od spotkań jeden-na-jeden. Powiedz pracownikowi co Ci się podoba w jego pracy, co powinien kontynuować, a co warto byłoby zrobić inaczej lub czego powinien unikać.

Jeśli masz z tym problem i nie czujesz się w tym komfortowo, nie wiesz od czego zacząć, może zaproś pracownika na rozmowę i zachęć go do podzielenia się jego wynikami i sukcesami, ewentualnie tym, co można zmienić i jakie ma na to pomysły? Nie bądź krytyczny. Pogratuluj mu kreatywności i dobrego przygotowania do spotkania. Niech wie, że doceniasz jego wysiłek i zaangażowanie w pracę. Poinformuj pod koniec, że chciałbyś, abyście kontynuowali takie spotkania częściej i bardziej regularnie. Wpiszcie sobie kolejne daty do swoich kalendarzy.

Istnieje kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby Twoja opinia była jeszcze bardziej skuteczna i produktywna. Przede wszystkim zwróć uwagę na emocje przyjmującego feedback. Spróbuj dopasować formę przekazywania informacji zwrotnej do interlokutora. Odpowiedz sobie wcześniej na pytanie: jak Ty chciałbyś to usłyszeć? Pamiętaj, aby zawsze skupiać się na przyszłości. Pomyśl, co możesz zrobić, aby Twój pracownik podążał w swoim rozwoju do przodu?

Zwróć też uwagę na swoją mimikę i mowę ciała podczas przekazywania informacji zwrotnej. W wielu przypadkach jest to równie ważne jak to, co mówisz, a czasem ważniejsze niż sam komunikat. Dość częstym błędem menedżerów jest przekazywanie pozytywnych opinii wraz z negatywnymi sygnałami płynącymi z ciała. Nie rób tak! To dużo gorsze niż przekazanie negatywnej opinii w sposób dobroduszny. Zwróć więc swoją uwagę na ton swojej wypowiedzi, swoją mimikę, na wszystko to, co robi różnicę pomiędzy intencją, a skutkiem Twoich działań.

Jeśli chcesz poćwiczyć, poproś o pomoc swoją rodzinę, przyjaciół lub znajomych. To dość dobra i sprawdzona strategia. Od czego zacząć?

Zapytaj 10 lub więcej osób jak dobry jesteś w udzielaniu informacji zwrotnej i motywowaniu pracowników? Zapytaj o konkretne szczegóły i przykłady. Jaki był kontekst, co się stało i co zrobić, aby inni we właściwy i oczekiwany sposób zareagowali na Twój pozytywny lub negatywny feedback? Przyjrzyj się uważnie powtarzającym się podobieństwom, zauważ kilka konkretnych obszarów wymagających poprawy.

Następnie wykonaj z nimi następujące ćwiczenie:
1. Opisz dokładnie swój cel, wyjaśnij, że chcesz, aby Twoja nawet najbardziej negatywna i krytyczna opinia miała tylko pozytywny cel. Nie chcesz, przecież, przynajmniej w tym ćwiczeniu, obrażać ludzi lub wzbudzać w nich postawę obronną.
2. Poproś o sugestie, słuchaj uważnie, uruchom swoją kreatywność. Pomyśl jak możesz wpłynąć na pracownika tak, aby poczuł Twoją troskę o niego samego i jego rozwój?
3. Potrenuj z tą osobą, nie szukaj wymówek, nie usprawiedliwiaj się, ćwicz!
4. Na koniec podziękuj danej osobie, powiedz, że doceniasz poświęcenie jej czasu.
5. Powtarzaj ten proces także z innymi ludźmi.
6. Po pewnym czasie spotkaj się z tymi osobami, poproś ich o opinie, sprawdź czy robisz progres.

Możesz doprosić także coacha lub innego współpracownika na spotkanie, podczas którego będziesz udzielał jakiejś osobie feedbacku. Niech będzie Twoim cieniem, ale poproś go, aby postarał się wykryć subtelności w Twoim zachowaniu, których możesz być nie do końca świadomym, a które wynikają z Twojego doświadczenia i/lub osobistych cech. Zapytaj czy masz skłonność do bycia nieuprzejmym lub przekazujesz feedback niewłaściwie? Ewentualnie co robisz, że zamykasz ludzi na Twoje opinie lub, nie daj Panie Boże, budzisz urazę?

Jeśli nie znasz dobrego coacha, zwróć się o pomoc do swoich współpracowników, członków Twojego zespołu. Jest to bardzo skuteczny i opłacalny sposób na poprawę Twoich wątpliwych umiejętności.

Otwarcie dyskutuj z nimi o tym, co Ty i Twoi koledzy czynią lub mówią tak, że budzą szacunek i są skuteczni w tym zakresie, a co można zrobić lub powiedzieć inaczej? Omów, co zespół zyska dzięki większej wymianie opinii pomiędzy poszczególnym członkami zespołu z towarzyszącym temu szacunkiem i taktem.

Reasumując, skuteczne udzielanie feedbacku stanowi kluczową umiejętność menedżerów i liderów. Dlatego częściej podkreślaj postęp jaki Twój dział czyni. To bodaj jeden z najsilniejszych czynników motywujących Twój zespół, często silniejszy nawet od podwyżki wynagrodzenia.

Koncentruj się na tym, w jaki sposób dostarczasz informacji zwrotnej. Koryguj swoje błędy, eliminuj wszystko to, co ma negatywny wpływ na pracowników. Zbierz informacje zwrotne od innych. Pamiętaj, że zapewnienie otwartości w dzieleniu się swoimi uwagami może zmotywować pracowników do lepszej pracy.

A jeśli masz z tym problem, zapraszam do kontaktu, albowiem wiele w tym zakresie przeżyłem. I nie odkładaj tego, ponieważ the change you wish starts now.
Popularność: 34    Powrót

Komentarze

Odpowiedź
Tytul
Imię/Nick

Załóż konto za darmo

Coach Klient
lub zaloguj
facebook
Co możemy zmienić na DobryCoach.pl?
aby lepiej odpowiadał Twoim potrzebom