DobryCoach.pl

Jednym z fundamentów funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest dążenie do doskonałości, a przynajmniej do usprawniania aktualnego stanu. Jeśli firma zamierza systematycznie usprawniać komunikację z klientami, logistykę czy proces sprzedaży oraz konkurować z liderami poszczególnych branż, wówczas nieuniknionym elementem jej strategii są zmiany w postaci optymalizacji i digitalizacji procesów. Miejsce jakie dana organizacja zajmuje w otoczeniu nie jest bowiem jej dane na zawsze. Coraz częściej stosuje się więc radykalne przeobrażenia struktur firm, wewnętrznych procesów prowadzące w ostatecznym etapie do przekształceń modeli operacyjnych, które w tradycyjnym wydaniu nie są w stanie sprostać złożoności i tempu świata online. Im większa i bardziej rozproszona struktura przedsiębiorstwa, tym większym wyzwaniem staje się optymalizacja procesów. Niestety, często cechą charakterystyczną procesu wprowadzania reform okazuje się... powrót do starych rozwiązań. Zmiana – mimo, że z pozoru dokładnie zaplanowana – nierzadko nie urzeczywistnia się, a sama organizacja w naturalny sposób wraca do utartych sposobów zachowań, sprawdzonych struktur i wykorzystywanych już wcześniej narzędzi. Jakie są najsłabsze ogniwa procesu planowania zmian?



Przyczyny wprowadzania ciągłych zmian

Efektem błyskawicznego rozwoju technologii, rosnących wymagań klientów, trudnych do przewidzenia zmian w otoczeniu oraz inne podejście do projektowania produktów i usług, stawiające na optymalizację doświadczeń użytkowników (UX – user experience), jest fakt, że ludzie coraz łatwiej akceptują nowe technologie jako nieodzowny element codzienności.

Zakupy w Internecie stały się początkiem rewolucji cyfrowej, która nadal napędzana jest poprzez innowacje, ciągły spadek kosztów produkcji, powstanie nowych modeli biznesowych opartych na dynamicznym prognozowaniu popytu online, monitoringu produktów i urządzeń (Internet of Things), przetwarzaniu informacji w chmurze obliczeniowej (cloud computing), produkcji na miejscu (druk 3D) i sztucznej inteligencji (AI).

Dodatkowo, na skutek postępujących już od dawna procesów globalizacji, Internet daje firmom dostęp zarówno do klientów, jak i dostawców zlokalizowanych praktycznie wszędzie, niezależnie od tego, czy jest to Radom, Bydgoszcz, Berlin, Madryt czy Nowy Jork. Otwarcie na świat wymusza większą konkurencyjność zarówno cenową, jak i jakościową. A to pociąga za sobą konieczność wdrażania narzędzi i dobrych praktyk wspomagających zarządzanie procesami w firmie.

Digitalizacja procesów

Implementacja narzędzi elektronicznych oznacza konieczność zarządzania zmianą w firmie, co często powoduje opór pracowników przyzwyczajonych do dotychczasowego sposobu działania. Nie chodzi tu o to, by teraz dział IT przejął stery w zarządzaniu, a jego szef stał się guru znanym z jednoosobowych decyzji. To przeobrażenie musi oznaczać radykalną zmianę kultury zarządzania, a jednym z najważniejszych elementów tego procesu jest wewnętrzna zgoda samego personelu na te transformacje.

W cyfrowych organizacjach innowacyjność, szybkość podejmowania decyzji, kreatywność pracowników są dużo bardziej cenione niż sztywne procesy i systemy, czy utrwalone od lat procedury. Wprowadzanie nowej technologii odbywa się w nich błyskawicznie uzyskując w ten sposób przewagę nad konkurencją, w których wprowadzanie nowego urządzenia na rynek liczy się w miesiącach czy latach.

Zarządzanie przekształceniami w firmie dążącej do digitalizacji bywa skomplikowane. Najistotniejszym wyzwaniem są ludzie i ich wewnętrzna chęć i motywacja do reform. To właśnie oni wpływają na ewolucję firmy. I to oni ponoszą odpowiedzialność za skuteczność zmiany i przekonanie reszty do sensowności procesu przekształceń.

Sama zmiana może być przecież postrzegana przez pracowników pozytywnie - jako okazja do odmłodzenia organizacji, jej struktur i procedur, zmiany wartości lub wprowadzenia innowacji.

W kulturowo nowoczesnej, otwartej, dynamicznej, elastycznej strukturze największą rolę odgrywają dobrze dobrani pracownicy, którzy darzą się w pracy wzajemnym zaufaniem. Taki model stanowi podstawę nowoczesnej ekonomii.

Oczywiście taka radykalna zmiana zarządzania nie może zaistnieć z dnia na dzień. Taka zmiana nie jest wydarzeniem pojedynczym, po którym błyskawicznie widoczne są wymierne rezultaty. Nie jest też wydarzeniem jednorazowym, po którym nagle znajdują zastosowanie rozwiązania, nie sprawdzające się wcześniej. Zmiana musi stać się częścią przedsiębiorstwa, przeniknąć w jego struktury.

W ostatnim czasie uczestniczę w wielu spotkaniach z osobami odpowiedzialnymi za procesy digitalizacji w swoich firmach. Każda bowiem współczesna organizacja ma ambicję przekształcenia się w nowoczesną strukturę. Moi rozmówcy poszukują doświadczeń firm, które zdecydowały się na radykalnie odmienny model zarządzania. Często wygląda to na spacer we mgle, są zagubieni, bo jak tu u licha zakomunikować, że odchodzimy od tytułów zawodowych, zwalniamy managerów średniego szczebla, a podstawą, na której buduje się funkcjonowanie organizacji stanowi poczucie współodpowiedzialności pracowników? Jak zmienić myślenie załogi i skutecznie zachęcać ją do decydowania o tym, jakie zadania i projekty są kluczowe dla firmy?

Planowanie zmian

Decydując się na przeprowadzanie reform należy przede wszystkim brać pod uwagę własne uwarunkowania i trzeźwo oceniać szanse na powodzenie każdej zmiany. Ale pewne jest jedno: wczesne zaangażowanie ludzi w proces reorganizacji firmy pozwala na realizację ambitnych zadań i planów. To właśnie przekonani pracownicy, będący jej ambasadorami, zasieją ziarno, z którego w przyszłości wyrośnie zupełnie nowa kultura całej organizacji.

Jestem głęboko przekonany, że takie drastyczne reformy powinny być zawsze poprzedzone wzbudzeniem w świadomości pracowników potrzeby zmian na lepsze, co sprawi, że wpływ otoczenia nie będzie tylko wymuszał transformacji, ale dodatkowo będzie stanowić dodatkowy bodziec do wdrażania samych zmian.

Jednak na samym początku wdrażania jakiejkolwiek reformy należy zrozumieć i przyjąć do wiadomości fakt, że niektórzy pracownicy mogą przejść przez różne fazy akceptacji takie, jak:

Negacja
Złość
Strach
Opór
Dekoncentracja
Adaptacja
Odzyskanie równowagi
...

Więcej na http://koseski.com/do-biegu-gotowi-falstart/