DobryCoach.pl

Każda osoba prowadząca własną firmę, ale również menadżerowie czy liderzy chcą jak najlepiej zarządzać daną organizacją. I naprawdę nie ma się temu dziwić, w końcu właściwy sposób zarządzania sprawia, że nasza organizacja działa sprawnie jak mechanizm szwajcarskiego zegarka. Odnosimy wówczas sukcesy. Widzimy, jak wskaźniki pną się ku górze, a nasi ludzie działają w pełni zmotywowani. To znów powoduje, iż wciąż poszukujemy systemu zarządzania, który ułatwi nam pracę i wspomoże działanie przedsiębiorstwa. Jednym z takich właśnie systemów zarządzania, który może odpowiedzieć na nasze potrzeby jest – MBO czyli system zarządzania przez cele.
MBO – Czyli system zarządzania przez cele
Jednym z takich właśnie systemów zarządzania jest MBO (ang. Management by Objectives), choć wolę posługiwać się polskim znaczeniem tego akronimu, czyli zarządzanie przez cele. System ten został po raz pierwszy opisany w latach 50 ubiegłego wieku przez Petera Duckera “ojca” współczesnych metod zarządzania. Warto również zaznaczyć, iż o ile samo pojęcie MBO ewoluowało, to główne zasady stworzone przez Duckera pozostały niezmienne, co wymownie świadczy o skuteczności tego systemu (Pamiętajmy jednak, iż żaden system zarządzania nie jest uniwersalny. To, że coś działa w jednej branży, nie oznacza, iż zadziała w naszej. Miejmy to na uwadze).

Czym właściwie jest MBO?
Jak już wyżej wspomniałem MBO (ang. Management by Objectives), to system zarządzania skupiony na skutecznym wyznaczaniu i realizacji celów, a nie zadań przez organizację oraz jej członków.

Od czasu opracowania koncepcji zarządzania przez cele, minęło bez mała ponad pół wieku, a strategia ta znów zaczyna zyskiwać na popularności. Według moich obserwacji oraz na podstawie rozmów nie tylko z członkami kadry kierowniczej, ale i pracownikami gro z nich bardzo dobrze postrzega tę metodę.

Bynajmniej takie pozytywne podejście do tej strategii, w żadnym wypadku mnie nie dziwi – gdyż strategia zarządzania przez cele bardzo mocno skupia się na człowieku. Mam tu namyśli skupienie się na energii, jaką posiadają pracownicy przedsiębiorstwa oraz na ich rozwoju kompetencji miękkich, jak i twardych. Takie podejście wynika wprost z podejścia menadżerów, którzy znając ogólne cele biznesowe i strategiczne oraz wizję rozwoju przedsiębiorstwa – zamiast skupiać się tworzeniu dziesiątek zadań dla członków swoich zespołów, skupiają się na opracowaniu konkretnych mierzalnych celów do realizacji.

No właśnie – dlaczego cel, a nie standardowo zadanie?
Jest to związane z podejściem do realizacji zadań. Zadanie w zdecydowanej większości przypadków posiada ściśle określony sposób jego realizacji. Z celem natomiast jest zgoła inaczej. Cel, jeśli jest w sposób właściwie określony, “motywuje” pracownika do samodzielnego opracowania drogi do jego realizacji. Tym samym powyższe podejście do zarządzania w znacznie większym stopniu zwiększa swobodę członkom naszych zespołów w zakresie realizacji celu i ścieżki do jego osiągnięcia. Wyzwala pokłady kreatywności, które w nich drzemią i daje poczucie wagi podejmowanych decyzji. A takie podejście nie dość, że motywuje ludzi, to zwiększa ich zaangażowanie.

Zarządzanie przez cele jest pewnym procesem…
Na system zarządzania przez cele (MBO) składa się pięć niezmiernie istotnych kroków, które każda organizacja musi przejść by móc w pełnym zakresie wykorzystać dobrodziejstwa tej strategii

Przyglądnijmy się i zrewidujmy cele naszej organizacji
Naszym pierwszym krokiem jako liderów czy menadżerów powinno być właściwe ustalenie bądź zrewidowanie naszych celów na najbliższy okres. Zdecydowana większość przedsiębiorstw korzysta z kwartalnego okresu planowania, acz są również takie organizacje, gdzie planuje się cele w okresach półrocznych bądź nawet rocznych.

Pamiętajmy, że cele, które wyznaczmy, wynikają wprost z naszej strategi oraz wizji przedsiębiorstwa. Przekłada się, to wprost na sposób formułowania celów. Nasze projektowane cele powinny odpowiadać na pytanie – co my jako przedsiębiorstwo możemy realnie osiągnąć w najbliższym okresie, by wydatnie zbliżyć się do naszej wizji?

Wyznaczmy cele dla każdego członka naszej organizacji
Mamy określoną wizję i cel dla naszej organizacji – to wspaniale. Nadszedł zatem czas, by na podstawie tego, co wypracowaliśmy, określić cele dla każdego członka naszej organizacji.

No to do dzieła – proces ten wygląda następująco i przybiera kształt stopni:

ustalamy cele i wizję dla przedsiębiorstwa
tworzymy cele dla działów
opisujemy cele dla zespołów
na końcu tworzymy cel dla każdego członka organizacji.
Miejmy z tył głowy pewną zemienną – mianowicie jeśli działamy w dużej, mocno rozbudowanej strukturze, to proces będzie znacznie wydłużony. Związane jest to z dużo większą liczbą zespołów, działów (gdzie często występują pododdziały), większą liczbą osób na stanowiskach kierowniczych i oczywiście większą liczbą pracowników.

Istotne jest również to, iż cele poszczególnych członków zespołów bądź pracowników organizacji nie są im narzucane, a wespół z nimi ustalane i omawiane. Oznacza to ni mniej, ni więcej, iż każdy z naszych pracowników będzie wspólnie ze swoim liderem ustalał cele oraz tworzył własną strategię ich realizacji.

Przy tworzeniu i opisywaniu poszczególnych celów pomocne będzie skorzystanie z metody SMART, która to wydatnie upraszcza i przyśpiesza sposób ich tworzenia.

Monitoring
Jedną z niewątpliwych zalet wyznaczania celów z wykorzystaniem metody SMART jest to, że stają się w łatwy sposób “mierzalne”. Przekłada się to na ułatwienie procesu kontroli realizacji celów. Łatwo zatem sprawdzimy, czy postępy, które się pojawiają, aby na pewno są zgodne z założeniami wyznaczonych celów.

Sam proces monitorowania postępów daje liderowi i członkowi organizacji możliwość reagowania na nagłe sytuacje i korektę podjętych działa – a w ostateczności ułatwia stworzenie PLANU B, na wypadek sytuacji “awaryjnej”.

Okresowa ocena
Kończy się wyznaczony okres na realizację poszczególnych celów – świetnie czas najwyższy sprawdzić, jak poradziliśmy sobie bądź poszczególni członkowie zespołów z wyznaczonymi celami. Jako iż wszystkie cele wyznaczyliśmy z wykorzystaniem metody SMART. Gdzie określiliśmy ich czas oraz sposób zmierzenia ich efektywności, w tym kroku będzie nam bardzo łatwo zmierzyć efektywność, postęp oraz czas ich realizacji.

Order zasłóg – czyli nagroda
Czas na spotkanie z każdym z pracowników, na którym wynagradzamy tych, którzy stanęli na wysokości zadania i zrealizowali wyznaczone cele.

Spotkanie to oprócz funkcji typowo motywacyjnej daje nam jeszcze jedną nieocenioną korzyść. Mianowicie jest wprost doskonałą okazją do przekazania informacji zwrotnej, która pomoże nam jako liderom, jak również naszym współpracownikom podnieść własną efektywność. Przełoży się to również, na lepsze wyznaczanie poszczególnych celów, w miarę jak organizacja będzie się rozrastać oraz dojrzewać.

Zalety wdrożenia systemu zarządzania przez cele MBO w organizacji
Strategia zarządzania przez cele niesie ze sobą sporo korzyści dla organizacji. Gdy spojrzymy na system MBO oczami liderów bądź innych osób zarządzających – to łatwo dostrzeżmy potencjał w tej metodzie – począwszy od usprawnienia procesu planowania działań poszczególnych zespołów przez wprowadzenie transparentnej struktury organizacyjnej a na odpowiedzialności za poszczególne cele kończąc.

Menadżerowie, wspomagając się metodą zarządzania przez cele, są w stanie prosty sposób kontrolować jakość pracy oraz rozwój poszczególnych członków zespołów.

Skupiając się jednak na członkach zespołów wykorzystanie MBO staje się dla nich motywatorem. W końcu realizując poszczególne cele i przedstawiając ich rezultat menadżerom czy liderom łatwiej jest nam uargumentować kwestie związane z premiami, awansami bądź innymi formami wynagrodzeń.

Jak już wyżej wspomniałem, sam proces ustalania celów w wydatny sposób zwiększa zaangażowanie poszczególnych pracowników przedsiębiorstwa. Działa motywująco i wkłada w ich dłonie odpowiedzialność za podejmowane decyzje i realizację opracowanych wspólnie z liderem celów.Każda osoba prowadząca własną firmę, ale również menadżerowie czy liderzy chcą jak najlepiej zarządzać daną organizacją. I naprawdę nie ma się temu dziwić, w końcu właściwy sposób zarządzania sprawia, że nasza organizacja działa sprawnie jak mechanizm szwajcarskiego zegarka.

Jak wprowadzić zarządzanie przez cele do naszej organizacji?
Zacznijmy od ustalenia ogólnych celów, strategi i co bardzo ważne wizji dla naszej organizacji. Na ich podstawie będziemy w stanie formułować mniejsze cele, które będą realizowane przez poszczególne zespoły i konkretne osoby. To jak wygląda sposób formułowania celów, poznaliśmy wyżej.

Pamiętajmy o sposobach kontrolowania realizacji poszczególnych celów oraz monitorowaniu ich rezultatów. Starajmy się okresowo przeprowadzać grupowe oraz indywidualne spotkania podsumowujące, które ułatwią nam reagowanie na sytuacje awaryjne i opisywanie nowych celów.

Czy warto w takim razie wdrożyć system MBO – zarządzania przez cele?
Nie odpowiem twierdząco, również nie zaprzeczę. Mamy wiele opisanych systemów zarządzania organizacją, a system zarządzania przez cele jest jednym z nich. Mogę jednak śmiało powiedzieć, iż warto się nad nim pochylić. MBO jest skutecznym systemem, wprowadzającym elementy grywalizacji w organizacji. To system angażujący pracowników wszystkich szczebli. I najważniejsze – nawet jeśli nie wdrożymy tego systemu, to przechodząc przez cały proces tworzenia celów, zyskujemy samoświadomość organizacyjną. A wiemy przecież doskonale, iż organizacja, która wie, dokąd zmierza, jaką ma misję, co ma robić, by ją realizować i po co właściwie to robi – to organizacja, która ma dużą szansę na sukces.